/


Главная / Услуги и решения / Техподдержка и IT-аутсорсинг 24х7 / Печатная инфраструктура на аутсорсинг

Печатная инфраструктура на аутсорсинг

Перевод печати на аутсорсинг – это современное решение для бизнеса.

В каждом среднем офисе находится в эксплуатации от 10 печатных устройств. Основные недостатки использования обычных принтеров по сравнению с инфраструктурой на аутсорсинге:

  • отсутствие мониторинга устройств: непрозрачные расходы, сложность планирования закупок, сложность оптимизации парка, простаивание устройств при поломке;
  • нет авторизации при печати: опасность утечки важной информации, забытые документы около устройства, очередь около одного устройства при простаивании другого;
  • отсутствие аудита печати: излишняя печать в цвете, личная печать пользователей, сложность контроля расходов отдельных сотрудников или отделов.

Softline предлагает услугу аутсорсинга печати, благодаря которой все эти вопросы будут решены.

Какие возможности аутсорсинга печати открывает сотрудничество с Softline?

  • Единый стандарт печати на базе оборудования.
  • Сокращение числа печатающих устройств в среднем в 2 раза и использование только оригинальных расходных материалов.
  • Единый поставщик услуги «аутсорсинг печати» (один держатель контракта): обслуживание и сопровождение всего нового парка печатной техники.
  • Прозрачность расходов.
  • Единый центр управления печатью и сканированием на базе решения с использованием дополнительных сервисных утилит.
  • Реализация доступа к печатающим устройствам коридорного типа расположения с помощью бесконтактных карт и получение пользователями только своих заданий на печать.
  • Печать как с обычных рабочих станций, так и с мобильных устройств.
  • Различные способы авторизации: по карте доступа, ПИН-коду, логину и паролю.
  • Защита и шифрование данных между сервером и устройствами печати.
  • Широкая поддержка устройств: 25 вендоров и более 1200 моделей.

Как работает подобная система?

Система будет состоять из сервера головного офиса, который контролирует и распределяет печатные работы в корпоративной сети заказчика, а также хранит на себе все работы печати.

Подсистема будет отслеживать их, анализировать по различным параметрам и публиковать результаты в наглядной форме. Выполненные работы будут записываться на счет конкретного пользователя, группы.

Для учета заданий печати будет применяться онлайн-режим, что означает получение сервером обратной связи от печатного устройства непосредственно во время сеанса печати или копирования, а также вычисление фактического количества страниц, напечатанных при выполнении работы или пакета работ. На счету пользователя находится только фактическое количество отпечатанных страниц, отмененные или ненапечатанные по каким-то причинам работы корректно отображаются в системе учета.

В рамках внедрения СУИП доступны также следующие функции:

Комплексный подход к оптимизации

Обеспечение бесперебойной работы существующей инфраструктуры печати

  • Централизация сервиса и закупок –> Один поставщик услуги; один исполнитель.
  • Техническое обслуживание и устранение инцидентов согласно SLA.
  • Поставка РМ и ЗИП, поддержание оперативного склада, подменный фонд.
  • Проактивный мониторинг и сбор статистики по печати -> Бесперебойность работы.
  • Расходы на печать относятся к прямым расходам -> Точное прогнозирование бюджета.
  • Обслуживание оргтехники по единым стандартам -> Снижение или сокращение времени на обслуживание техники.
  • Охват всех офисов по России в рамках одного поставщика и одного контракта.
  • Переход CAPEX в OPEX при аренде оборудования -> Оборудование не ставится на баланс  -> Нет налога на имущество.

Оптимизация инфраструктуры печати

  • Планирование замены и расстановки оборудования – печать в нужных объемах и там, где это нужно (Print-room / Print-zone).
  • Оборудование как сервис (HaaS).
  • Управление потоками печати и политики печати – кто, как и что печатает.
  • Оптимизация внутренних ресурсов клиента, связанных с сопровождением документооборота.
  • Утилизация оборудования, РМ, ЗИП.

Полное предоставление услуги управляемой печати или HW + SW + Consult + Integration + Service = DOCaaS:

  • Новое оптимальное оборудование с прогнозируемым ростом/снижением в соответствии с динамикой бизнеса клиента.
  • Понятные и описанные бизнес-процессы, связанные с печатью.
  • ПО по управлению инфраструктурой печати, архивированию документов, кросс-платформенная интеграция ПО ввода-вывода документов.
  • Модель предоставления услуги – «click charge» и «Все включено» -> прогнозиуемость расходов на средне- и долгосрочную перспективу.
  • Отсутствие стартовых инвестиций в проект.
  • Прозрачная отчетность в разрезе отделов, департаментов, офисов, пользователей, устройств, бизнес-приложений и т.п.
  • Для ДИТ – концентрация на основном бизнесе компании -> Непрерывность бизнеса.

Взаимодействие в рамках проекта

Описание Примерная длительность (от момента договоренностей)
1 Формирование рабочей группы для взаимодействия в рамках эксплуатации 5 рабочих дней
2 Предоставление списка персонала 5 рабочих дней
3 Настройка систем взаимодействия (учетные записи, Service Desk и т.п.) 10 рабочих дней
4 Приемка оборудования на обслуживание 15-30 рабочих дней
5 Настройка системы мониторинга 20 рабочих дней
6 Начало предоставления услуг переходного периода 10 рабочих дней
7 Начало предоставления услуг постоянного уровня 3 месяца
8 Контроль качества, выделенный менеджер Постоянно
9 Встречи по уровню сервиса Ежеквартально/ ежемесячно

 

Отзывы клиентов

ФГУ «Росгранстрой»–Ольга Губина

Опыт совместной работы позволяет говорить о Softline как о надежном, безусловно, исполняющем взятые на себя обязательства партнере. Внимательное и ответственное отношение, оперативность и профессионализм Softline при выполнении работы отвечают высочайшим стандартам качества. Мы рекомендуем компанию Softline как надежного партнера в сфере технической поддержки IT-инфраструктуры и надеемся на сотрудничество в будущем.