/


Главная / Услуги и решения / Бизнес-решения / Управление неструктурированной информацией

Управление неструктурированной информацией

Спектр задач, решаемых с помощью современных ECM-систем, существенно шире, чем автоматизация документооборота. ECM-системы, предлагаемые Softline, – это многофункциональные системы, ориентированные на создание прикладных решений, использующих средства документирования как сервис.

Softline предлагает бизнес-решения на основе лидирующих ECM-платформ, готовых к быстрому внедрению, для ритейла, банков, страховых организаций, промышленных и строительных предприятий, нефтегазового сектора, государственных структур. При необходимости платформа позволяет доработать систему самостоятельно под потребности вашей компании.

Задачи бизнеса, которые решает внедрение ЕСМ-систем:

  • Создание единого информационного пространства в организации.
  • Обеспечение прозрачности бизнес-процессов.
  • Повышение исполнительской дисциплины.
  • Повышение эффективности работы и взаимодействия сотрудников и подразделений.
  • Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.
  • Исключение утечки информации.
  • Наличие необходимой информации «под рукой».
  • Исключение несанкционированного доступа.
  • Предотвращение потери документов.
  • Развитие корпоративной культуры.
  • Снижение затрат на бумагу и оргтехнику.

 

Где необходимо внедрение ЕСМ-систем
Классическое делопроизводство. Интернет-приемная обращений граждан.
Управление договорами. Государственные (муниципальные) услуги и межведомственное взаимодействие.
Поручения. Межкорпоративный документооборот.
Нормативно-распорядительные документы. Интеграция с системами обмена документами.
Обращения граждан и организаций. Согласование счетов на оплату.
Совещания и заседания. Проектный документооборот.
Управление закупками. Управление показателями эффективности.
Управление доверенностями. Управление взаимодействиями с клиентами.
Кадровые процессы. Управление сервисом (IT.Now 3.0).

Пример типового решения

Управление проектами  ЦА: Руководители проектов.
Руководитель проектного офиса.
Служба делопроизводства.
Инженеры.
Бизнес-задачи: сокращение сроков и стоимости разработки проектно-сметной документации, повышение качества разрабатываемой документации и улучшение использования прежних наработок, снижение рисков срыва сроков выпуска и согласования проектно-сметных документов, достижение равномерности загрузки персонала инжиниринговых компаний.
Бизнес-эффект: повышение детальности проработки календарно-сетевых графиков без увеличения численности персонала планово-производственных подразделений, сокращение сроков выполнения проектов, снижение вероятности срыва плановых сроков, улучшение контроля и планирования, сокращение потерь и искажений при информационном обмене, сокращение ошибок, вызванных нарушениями принятой технологии работы.
Финансовый архив ЦА: Высшее руководство.
Юридический отдел.
Договорный отдел.
Финансовая служба.
Бизнес-задачи: подготовка к налоговым и аудиторским проверкам, поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, сверки операций по первичным документам, ведение претензионной деятельности.
Бизнес-эффект: сокращение трудоемкости подготовки к налоговым проверкам и риска несвоевременного предоставления документов для проверки, сокращение времени обработки претензий, ведение истории финансовых отношений с контрагентами, сокращение потерь оригиналов документов, сокращение выемок оригиналов документов.
Управление закупками  ЦА: Высшее руководство.
Комиссия по осуществлению закупок.
Руководители подразделений отдела снабжения либо организации закупок, отдела маркетинга, договорного отдела, инициаторы закупок.
Бизнес-задачи: автоматизирует внутренние закупочные процессы компании: от планирования и проведения закупок до контроля соблюдения условий заключаемых договоров.
Бизнес-эффект: обеспечивает эффективное управление закупочной деятельностью предприятия и помогает: сократить общие расходы на планирование и проведение закупки, упростить подготовку конкурсной документации, ускорить проведение закупочных процедур и выбор поставщика, быстро сформировать обязательную и управленческую отчетность, соблюсти сроки исполнения процедур закупки и избежать штрафов за просрочку.
Управление договорами ЦА: Высшее руководство.
Договорный отдел.
Юридический отдел.
Финансовая служба.
Бизнес-задачи: подготовка проектов договорных документов, их согласование в соответствии с регламентом, формирование листа визирования, контроль полномочий, утверждение ЭЦП; контроль выполнения обязательств по договорам, поиск и анализ комплектов договоров; формирование отчетности.
Бизнес-эффект: ускорение процесса заключения договоров, сокращение договорных рисков, повышение контроля исполнения договорных обязательств, соблюдение регламентов работы с договорами, упрощение подготовки отчетности, быстрый поиск и надежное хранение в соответствии с правами доступа.
Управление корпоративными действиями  ЦА: Высшее руководство.
Руководители подразделений.
Служба делопроизводства.
Бизнес-задачи: планирование заседаний на корпоративный год, подготовка и проведение заседаний, контроль исполнения решений заседаний.
Бизнес-эффект: соблюдение регламента корпоративных действий, стандартизация работы, повышение прозрачности процессов корпоративного управления, повышение оперативности получения информации о корпоративных действиях, упрощение контроля исполнения решений в рамках корпоративных мероприятий, повышение исполнительской дисциплины.
Управление совещаниями и заседаниями ЦА: Высшее руководство.
Секретари-референты.
Контрольно-ревизионное управление.
Бизнес-задачи: организация и подготовка к совещанию, проведение совещания, исполнение принятых решений, формирование отчетов для анализа данных по состоянию и исполнению совещаний.
Бизнес-эффект: упрощение организации и подготовки к совещанию, повышение качества проведения совещаний, возможность контроля исполнения решений по протоколу совещания, накопления корпоративной базы знаний принятых решений.
Управление взаимодействием с клиентами  ЦА: Высшее руководство.
Отдел продаж.
Отдел маркетинга.
Служба безопасности.
Бизнес-задачи: формирование бизнес-стратегии в области работы с клиентами, создание и ведение единой базы организаций и контактных лиц, управление маркетинговыми мероприятиями, накопление и анализ данных о проведенных контактах и маркетинговых мероприятий для построения различных отчетов.
Бизнес-эффект: удобство оперативной работы с текущими и потенциальными клиентами, оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий, поддержка полного жизненного цикла продаж.
Проектный документооборот  ЦА: Высшее руководство.
Руководители проектного офиса.
Руководители проектов.
Бизнес-задачи: соблюдение и контроль процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта.
Бизнес-эффект: выполнение процедур по регламентам управления проектами в срок, уменьшение случаев превышения проектных бюджетов, увеличение числа одновременных проектов у руководителя проектов.
Согласование счетов на оплату ЦА: Высшее руководство.
Финансовая служба.
Договорный отдел.
Бизнес-задачи: формализация процесса визирования счетов на оплату и счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих, ввод и регистрация счетов, проверка и согласование счетов на оплату, подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате, формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему.
Бизнес-эффект: упрощение и контроль процессов работы со счетами, минимизация рисков неисполнения платежей, сокращение времени согласования платежей, контроль расход лимитов, упрощение контроля соблюдения регламентов.
Комплексная система предоставления государственных (муниципальных) услуг региона ЦА: Органы исполнительной власти.
Органы местного самоуправления.
Бизнес-задачи: решение направлено на оптимизацию процессов по исполнению заявлений государственными учреждениями, полученных от граждан и организаций.
Бизнес-эффект: уменьшаются риски срыва сроков обработки запроса, так как все этапы работ по запросу строго контролируются. Обеспечивается конфиденциальность информации по заявлениям с учетом гибкого разграничения прав доступа.
Межкорпоративный финансово-учетный документооборот ЦА: Высшее руководство.
Руководители структурных единиц.
Бухгалтерия.
Финансовая служба.
Бизнес-задачи: сокращение прямых издержек, обеспечение постоянного доступа сотрудников организации к архиву первичных учетных документов, обеспечение оперативной подготовки к налоговым и аудиторским проверкам.
Бизнес-эффект: снижение стоимости процессов согласования и подписания документов, сокращение прямых издержек на доставку документов, повышение прозрачности.

 

Отзывы клиентов

ГК «Клен»–Сергей Кузьмин

Softline провела обзор программных активов группы компаний «Клён» по методологии SAM.

«Благодаря проекту мы увидели, как повысить ценность IT-инвестиций, минимизировать риски для бизнеса с помощью методологии управления программными активами. Отчет, сформированный специалистами Softline, станет базой при построении долгосрочной стратегии развития IT-инфраструктуры», –