/


Главная / Услуги и решения / Бизнес-решения / Электронный архив

Электронный архив

Основные задачи создания электронный архива – обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с высокими требованиями к их защите и сохранности, в сочетании с максимально удобным и простым доступом – как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Внедрение электронного архива дает мощный импульс к развитию органам государственного управления, министерствам и холдингам, архивам, банкам, промышленным предприятиям и корпорациям, крупным коммерческим фирмам, учреждениям науки, образования и культуры.

Электронный архив может включать такие процессы, как:

  • Структурированное хранение и обработка документов. Управление доступом.
  • Быстрый поиск документов по заданным реквизитам. Полнотекстовый поиск по содержимому текста.
  • Оперативная БД и архивное хранилище.
  • Протоколирование работы с документами.
  • Оперативный поиск для анализа при проведении различных проверок и подготовке отчетов.
  • Формирование отчетов/реестров документов.
  • Обмен данными с внешними ИС.

Потоковый ввод документов и данных может включать такие процессы, как:

  • Массовый ввод документов из внешних источников.
  • Проверка и анализ видов принимаемых документов.
  • Автоматическое извлечение значимой информации из электронного образа документа.
  • Создание атрибутивного описания документа.

Где необходимо внедрение электронного архива:

  • Бухгалтерская первичка: счета, акты, счета-фактуры.
  • Клиентское досье: заявления, анкеты, паспорта.
  • Кадровая документация.
  • Нормативные документы.
  • Договоры.
  • Архивные документы.
  • Приказы и распоряжения.

Эффект от внедрения:

  • централизованное надежное хранение и обработка документов на всех стадиях жизненного цикла;
  • конфиденциальность и разграничение прав доступа;
  • отслеживание истории использования документа;
  • удобство и скорость поиска.

Применение электронных архивов:

  • ЭА финансовых документов (с целью оперативной обработки документов, их поиска, подготовки к налоговым проверкам, отправки контрагентам, поддержки претензионной деятельности).
  • ЭА документов банка в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У.
  • Архив организации (для эффективной работы с архивными документами организации в соответствии с правилами архивного дела, государственными, отраслевыми и ведомственными нормами).
  • ЭА клиентских досье.
  • ЭА нормативной, технической, проектной и эксплуатационной документации.
  • ЭА личных дел.
  • ЭА кадровой документации.
  • ЭА объектов имущества.
  • ЭА юридических документов.
  • ЭА медиадокументов.
  • Электронная библиотека.
  • Базы знаний.

Примеры типовых решений

Построение электронного архива первичных финансовых документов

Задача:

  • замена существующей слабо интегрированной, неудобной системы сканирования и архивации документов;
  • снижение трудозатрат, значительное уменьшение ручной работы;
  • решение проблемы некорректных данных;
  • продукт с модульной масштабируемой архитектурой, рассчитанной на развитие и интеграцию в будущем;
  • миграция данных из старой системы.

Специалисты Softline выполнили работы по построению электронного архива первичных финансовых документов, внедрению системы сканирования и распознавания документов, импорту данных из старого архива.

Результаты проекта:

  • Сотрудники магазинов тратят на 20% меньше времени на подготовку документов для передачи в головной офис.
  • Сокращение времени передачи документов из магазинов в головной офис (документы передаются в тот же день).
  • Минимизированы ошибки введенной информации о документах.
  • Сокращение времени на поиск документов на 8%.
  • Исключение из процесса IT-сотрудников магазинов, ранее вовлеченных в процесс передачи финансовой документации из магазинов в головной офис.
  • Полная автоматизация процесса работы с финансовой документацией.

Отзывы клиентов

ОАО «Ейский морской порт»–Игорь Богданов

По итогам проекта SAM Cloud Ready специалисты Softline составили подробную матрицу использования имеющихся у нас лицензий Microsoft и помогли решить все стоящие перед IT-отделом задачи. Предложенное решение Office 365 позволит повысить производительность труда персонала без дополнительной нагрузки на бюджет предприятия.